Weblog
Pas op voor het nieuwe werken!
Door: Marius van Rijswijk,
24 mei 2011
-
Het Nieuwe Werken is 'hot' en sterk in opkomst. De markt dwingt organisaties, ook die van u, om met deze tendens mee te gaan. Simpelweg 'nee' verkopen aan potentiële medewerkers als zij vragen of ook het nieuwe werken in uw organisatie mogelijk is, kan niet. Goede medewerkers eisen het nieuwe werken en dus zullen organisaties mee moeten in deze ontwikkeling. Maar, klopt het dat het nieuwe werken werkt?
Samenwerken is elkaar leren kennen
Het nieuwe werken vraagt op twee belangrijke punten extra aandacht; samenwerking en sturen op resultaat.
In de samenwerking zal bij het nieuwe werken gebruik moet worden gemaakt van veel verschillende communicatiemiddelen zoals e-mail, twitter, skype, chatten, conference calls enz. Deze middelen maken het nieuwe werken mogelijk en voorstanders zullen dan ook argumenteren dat er voldoende manieren zijn om op afstand contact te hebben met collega's. Het is toch niet nodig om daadwerkelijk iemand in levende lijve te ontmoeten om goed te kunnen samenwerken?
Maar, ... is communiceren door de telefoon, via e-mail, twitter e.d. wel zo effectief? Even een stukje wetenschap. In 1971 publiceerde de psycholoog Albert Mehrabian, op basis van onderzoek, de zogenaamde 55-38-7-regel. Deze regel houdt in dat 55 procent van wat we communiceren met onze houding te maken heeft, slechts zeven procent met wat we inhoudelijk zeggen en 38 procent met de manier waarop wij iets zeggen.
Kortom, hóe wij communiceren is belangrijker dan wát wij communiceren. Dat betekent dat de kans op conflicten zal toenemen met het nieuwe werken. Immers, op papier(e-mail, twitter, sms) komen zaken anders over dan wanneer u de persoon in levende lijve voor u ziet. Het belang van de gezichtsuitdrukking, lichaamshouding, intonatie e.d. is zeer groot om de boodschap juist te (kunnen) interpreteren. Als organisatie zult u zich hiervan bewust moeten zijn en hiervoor een passende oplossing moeten bedenken.
U zult, als u het nieuwe werken in wilt voeren, zich moeten realiseren; samenwerken is elkaar leren kennen. Dat vraagt om directie communicatie, dus in levende lijve. Het nieuwe werken prima, maar dus met mate. Dat betekent dus slechts op één of twee dagen thuiswerken. Houdt ook vaste dagen waarop iedereen er moet zijn zodat het team ook regelmatig als groep bij elkaar komt.
Sturen op resultaat is delegeren
Het nieuwe werken betekent ook dat er gestuurd moet gaan worden op resultaat. Medewerkers zijn minder op kantoor. Niet meer de fysieke aanwezigheid bepaalt de effectiviteit maar het daadwerkelijke resultaat. Dit vraagt voor veel ondernemingen een compleet nieuwe benadering van het begrip 'managen'. Om te kunnen sturen op resultaat moeten organisaties leren om hun medewerkers te beoordelen op hun prestaties en niet zozeer op de aanwezigheid zelf. Belangrijke voorwaarde om te kunnen sturen op resultaat is enerzijds dat de organisatiedoelen helder zijn en anderzijds moeten er duidelijke doelstellingen zijn per medewerker. Coachend leiderschap krijgt daarmee ook een andere invulling want coachen, waarderen, inspireren en motiveren zonder dat medewerkers feitelijk aanwezig zijn wordt lastiger en vraagt om andere manier om deze aspecten toch optimaal te benutten.
Er is eigenlijk één belangrijke regel als het gaat om sturen op resultaat en dat is de kunst van het delegeren. Stuur niet op de weg naar het doel toe maar beoordeel uitsluitend of het doel behaald is. Hoe de medewerkers dat doen is niet van belang, áls ze het maar doen. Maak per individuele medewerker hele concrete en duidelijke afspraken over de te behalen resultaten en zorg dat zij zich daaraan committeren.
Processen beschrijven een 'must'
Naast de 'must’ dat organisatiedoelen helder moeten zijn en er duidelijke doelstellingen zijn per medewerker zijn er nog de processen. Bedrijfsprocessen en werkprocessen dienen goed beschreven te zijn en geïmplementeerd, anders is er niet te sturen op resultaat. Medewerkers krijgen, door goede procesbeschrijvingen, helderheid over de uit te voeren werkzaamheden en zullen dus conform deze procesbeschrijvingen moeten werken. Als processen goed beschreven zijn en mensen werken ernaar dan zullen zij doel- en resultaatgericht werken. Doordat processen goed beschreven zijn kunnen zij zelfstandig werken en samenwerken. Vaak is het aan te bevelen om mensen van buiten uw organisatie te laten kijken naar de processen. Zij kunnen met een frisse blik uw processen doorlichten. Dit uiteraard in nauwe samenwerking met u en uw medewerkers. Helaas, zijn in veel organisaties de processen niet optimaal beschreven zodat niet altijd effectief op output kan worden gestuurd.
Kortom, als organisatie dient u zich bewust te zijn van de consequenties van het nieuwe werken. Zomaar meegaan in de ‘hype’ is gevaarlijk. Bedenk als organisatie dus goed om het nieuwe werken bij uw organisatie past en of u de randvoorwaarden goed kunt invullen en realiseren. Om het nieuwe werken te laten slagen moet in ieder geval aandacht besteedt worden aan de communicatielijnen en de samenwerking. Daarnaast dienen de processen goed beschreven te zijn en moeten organisaties leren te sturen op resultaat.
Over de auteur:
Marius van Rijswijk is directeur-eigenaar van organisatieadviesbureau Madio Consultancy (www.madio.nl). Madio staat voor 'Make a difference, Inspire others'. De visie van Madio is: 'samen met u het verschil maken in uw organisatie'. Daarbij zoekt Madio continu naar de balans tussen de processen in uw organisatie en de mensen die deze moeten uitvoeren. Madio Consultancy brengt ze samen en borgt deze met op maat gesneden ICT. Op dit fundament kunt u verder bouwen en groeien. Madio consultants zijn nuchter, zien optimale kansen, denken realistisch en handelen praktisch.Marius van Rijswijk inspireert anderen door zijn positieve en open benadering. Marius is hierdoor in staat krachtige en effectieve relaties te bouwen. Hij kreeg zijn inspiratie door zijn studie Rechten en Master of Business Administration. Deze studies combineert hij met een ruime ervaring in management functies in zowel profit als non profit organisaties. Dit maakt hem tot een gewaardeerde en inspirerende partner om mee te werken.