Weblog
Vaste telefoniste te duur? Dit zijn de alternatieven
Door: Danny Bijl,
03 februari 2015
-
U of uw medewerkers hebben geen tijd om de telefoon aan te nemen, naast de eigen werkzaamheden. Omdat de telefoon niet roodgloeiend staat, wilt u hier liever niet iemand voor in dienst nemen. Wat zijn de alternatieven? Secretaria.nl geeft u enkele tips.
1. Telefoonservice
Een zeer voordelige en flexibele oplossing. Als u kiest voor een telefoonservice wordt de kantoortelefoon doorgeschakeld naar een telefoondienst op afstand. Als uw klant of prospect belt, neemt de telefoonservice de telefoon aan. De telefoniste adviseert of helpt de klant indien nodig, plant een afspraak in en maakt vervolgens voor u of uw medewerkers een belnotitie die per e-mail wordt toegestuurd. Zo weet u wat er is besproken en wat de eventuele actiepunten zijn. De kosten van een telefoonservice zijn veelal een laag bedrag per telefoongesprek zonder verdere vaste contracten.
2. Freelance Secretaresse
U huurt geen vaste medewerker in, maar kiest ervoor de telefoon te laten beantwoorden door een freelancer welke bij u op kantoor werkt of op afstand. Het voordeel is dat u dan flexibel bent, het nadeel is dat u niet betaalt per telefoongesprek maar per uur of wat contractueel is overeengekomen.
3. Kies voor een student
De telefoonbeantwoording laten verrichten door een student is een zeer voordelige manier om goed bereikbaar te zijn. De student neemt plaats bij u op kantoor en verzorgt de beantwoording. Let er wel op dat een student in een opleidingsproject zit en naast de telefonische beantwoording ook studie-uren moet maken. Het is verstandig om te overwegen of er tijd is voor het opleiden van een student en of een student past bij de uitstraling van uw organisatie.
4. Uw medewerkers krijgen telefoondienst
Als laatste optie kunt u er natuurlijk ook voor kiezen de telefoondienst te laten rouleren naast de werkzaamheden van de eigen medewerkers. Zo wijst u per medewerker aan op welke dagen/dagdelen zij de telefoondienst doen. Een efficiënte manier om toch goed bereikbaar te kunnen zijn. De keerzijde is wel dat medewerkers taken verrichten die buiten hun takenpakket vallen en u wil ontevredenheid voorkomen.
Reacties
10-02-2015 09:23 | 
Reactie op punt 4. Als er geen telefoniste is en de telefoon is wel een storend element voor de vaste werkzaamheden, kan het wel verlichting betekenen om te rouleren. Dan weet je dat jij op dat moment 'lichtere' taken kan inplannen en je collega's hun gewone. Op het moment dat jij geen telefoondienst hebt weet je dat je je kunt blijven concentreren. Het kan dus juist positief werken onderling. Ieder weet wanneer de verantwoordelijkheid genomen dient te worden voor de telefoon. |