Tips voor een optimaal functioneringsgesprek

Door: Pieter Frijters, 20 januari 2014 - Goed leidinggeven resulteert in tevreden en gemotiveerd personeel. Laat je als ondernemer of afdelingshoofd steken vallen, dan zie je dat onmiddellijk terug in het gedrag en functioneren van de mensen op de werkvloer. Een functioneringsgesprek is daarom ook een goed moment voor zelfreflectie.

Motiveren
Vraag je voorafgaand aan het gesprek niet alleen af: Wat zijn de positieve kanten van mijn werknemer en waartoe zou ik hem of haar willen motiveren? Maar ook: Hoe kan ik daar als leidinggevende toe bijdragen? Het daadwerkelijke functioneringsgesprek is een uitgelezen moment om vervolgens duidelijke stappen in die richting te zetten.

Acclimatiseren
Voor werknemers is een functioneringsgesprek een spannend moment. Dat wordt alleen maar erger als je elkaar recht in de ogen kijkt. Vermijd dat liever. Wend je blik nu en dan af, al was het alleen maar om de ogen van de ander even te laten acclimatiseren. Dat geeft een gevoel van veiligheid. Het gesprek zal daardoor veel doeltreffender verlopen omdat beide partners ontspannen zijn.

Visueel communiceren
Communicatie werkt het beste als het een visueel proces is. Dat betekent dat je voor je ziet wat je duidelijk wilt maken aan een ander. En dat je naar de film kijkt die in je hoofd verschijnt naar aanleiding van wat die ander jou vertelt. Zo'n visueel proces is niet mogelijk als je je op de ogen van de ander fixeert. Je neemt dan minder informatie van elkaar op en raakt niet in the flow van het gesprek, waarbij je als vanzelf op elkaar anticipeert. Er ontstaat een ruis die niet nodig is.

Hemel in prijzen
Vertel tijdens het functioneringsgesprek aan de werknemer wat je graag wilt dat er beter gaat. En spreek nooit in termen van wat er niet goed is. Eindig met te vertellen waar je allemaal tevreden over bent. Maak daarbij nooit de fout om een werknemer die zich meestal minimaal inzet, ineens de hemel in te prijzen als hij of zij zich heeft verbeterd. Positief gedrag is normaal en vraagt dus niet om overdreven complimenten.

Resoluut spreken
Iedereen heeft behoefte aan duidelijkheid. Daarom is het belangrijk om tijdens het functioneringsgesprek resoluut te spreken. Hoe resoluter je klinkt, des te duidelijker is de boodschap. Doe niet je best om aardig gevonden te worden. Wanneer je aardig bent heeft iedereen dat sowieso door.

Advies vragen
De allerbeste manier om een medewerker te motiveren en het beste in hem of haar naar boven te halen, is door regelmatig om advies te vragen. Een groter compliment kun je iemand niet geven. Vraag bijvoorbeeld hoe de afdeling volgens hem of haar nog beter kan functioneren. Doe dit zeker tijdens het functioneringsgesprek. Het zorgt ervoor dat de medewerker blij en gemotiveerd het gesprek verlaat.

Over de auteur:

Pieter Frijters geeft motivatietrainingen en staat bekend vanwege zijn unieke 'sneltraining' Spreken in het Openbaar.Daarnaast heeft hij een burnout- depressie- en fobiepraktijk in Waddinxveen (Frijters Mind Tuning). Hij is Nederlands bekendste deskundige op dit gebied. Pieter Frijters is tevens auteur van de boeken: Van fobie naar Vrijheid en Meester over je gedachten.

Reacties

Hans Oelen 23-01-2014 12:13  |   Dag Pieter, Fantastisch dat het functioneringsgesprek thema van een blog is geworden. Een onvoorstelbaar belangrijk telkens terugkerend medewerkertool, wat maar zelden echt effectief wordt ingezet en de juist vorm en inhoud krijgt. Daarom ook voor jou een paar bewustmakertjes en adviezen: Je gebruikt in het blog met regelmaat twee wezenlijk verschillende begrippen door elkaar heen, namelijk het begrip werknemer en medewerker. Ik stel dit, omdat je vanuit de grondhouding van leidinggevende, een functioneringsgesprek voert met een medewerker, nooit met een werknemer. Waak er daarom ook voor, dat de kans groot is, dat jouw in dit blog separaat aangeboden adviezen, hoe waardevol ze ook zijn, niet opgepakt worden door Jan en alleman, als een aangeleverde kist met trics en trucs, want zoals ook jij als ervaren rot weet, is een functioneringsgesprek pas effectief, op het moment dat het is ingebed in de grondhouding van de leidinggevende en in de cultuur van de onderneming. Fijne dag

Shameena Enauth 1-02-2014 14:18  |

Pieter Frijters 1-02-2014 16:26  |   Hans Oelen heeft volkomen gelijk. Handiger om van het begrip medewerker uit te gaan. Taalkundig saai maar ethisch correcter. Dank! Ook Shameena heeft gelijk. Er komt meer bij kijken, maar dat wisten we toch al? Pieter Frijters

Reageren

Naam:

E-mailadres:

URL: (niet verplicht)

http://

Reactie/Opmerking:

Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.

Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de
code te wijzigen.