Nieuwsbrief ›
Zoeken ›
Weblog
 
Door: Danny Bijl, 24 juli 2013, 00:00 uur

Rittenregistratie: waar ligt de grens tussen zakelijk en prive

 

Een sluitende rittenregistratie is belangrijk. Niet alleen voor de Belastingdienst, maar ook voor de werkgever is het fijn dat alles goed wordt bijgehouden. Misbruik maken van een auto van de zaak is namelijk erg eenvoudig en als u niet uitkijkt kunt u als werkgever erop aangesproken worden door de Belastingdienst.


Voor vrijwel iedereen is bekend dat in Nederland de grens op 500 privé kilometers per jaar ligt. Rijdt een werknemer meer dan 500 privé kilometers per jaar met de auto van de zaak, dan moet er bijtelling worden betaald. Natuurlijk moet dan wel eerst goed duidelijk zijn, voor zowel werkgever als werknemer, wat precies privé kilometers zijn. Zijn lunchritten bijvoorbeeld zakelijk of privé?

Wat zijn zakelijke kilometers?
Het is belangrijk om te weten wat zakelijke kilometers zijn, om een sluitende rittenregistratie bij te houden. De Belastingdienst heeft bepaald wat privé en wat zakelijke kilometers zijn. Woon-werkverkeer is uiteraard een zakelijke rit, maar dan wel volgens de gebruikelijke route. Het maakt niet uit hoe vaak een werknemer op en neer naar huis rijdt vanaf het werk.

De twijfel komt vaak bij lunches die bijvoorbeeld thuis worden genuttigd of wanneer een werknemer op en neer naar huis moet omdat hij zijn laptop is vergeten. Ook dat zijn allemaal zakelijke kilometers, die onder woon-werkverkeer vallen. Een keer extra op en neer naar huis rijden vanaf het werk is dus geen probleem.

Wat zijn privé kilometers?
Simpelweg zijn privé kilometers de kilometers die niet voor het werk gereden worden met de auto van de zaak. Met een auto van de zaak kan een werknemer tot in het redelijke (zoals overeengekomen met de werkgever) overal privé naar toe rijden. Veel werkgevers vinden het zelfs geen probleem als de auto van de zaak mee gaat naar de camping in Frankrijk. Echter moet benzine over de grens dan wel zelf betaald worden. Dit klinkt natuurlijk heel aantrekkelijk, maar hierdoor zit een werknemer snel over de 500 privé kilometers en moet er dus bijtelling betaald worden.

Maar wat zijn nu precies twijfelgevallen? Een kind van de crèche halen na het werk of even snel een boodschap doen bij het winkelcentrum. De crèche en het winkelcentrum liggen op de route, maar misschien moet er toch net een klein stuk voor om worden gereden. Zijn dit dan al meteen privé kilometers?

Zoals gezegd, wordt door de belasting de ‘gebruikelijke’ weg aangehouden tussen woonadres en werkadres. Ligt de crèche of het winkelcentrum op de gebruikelijke route dan is het een zakelijke rit, maar moet ervoor worden omgereden, dan zijn dit omrijdkilometers, die als privé kilometers gezien worden.  

Rittenregistratie bijhouden
Hoe kunt u dit als werkgever het beste managen? Vraagt u uw werknemers alle ritten handmatig bij te houden, dan is de kans op fraude, fouten of het vergeten van registratie voor de hand liggend. En dat terwijl de Belastingdienst u als werkgever erop aanspreekt. Daarom is het handig om een automatische rittenregistratie bij te houden. Dit kost werknemers veel minder tijd dan handmatige registratie en de kans op fouten is nihil. De Belastingdienst geeft ook de voorkeur aan een ingebouwd rittenregistratiesysteem, in combinatie met bewijs als roosters en agenda’s. Alles wordt automatisch bijgehouden en u bent verzekerd van een efficiënte en sluitende rittenregistratie.

Dit artikel is geschreven in samenwerking met Ctrack.



 
Doorsturen »  Reageer »  Nieuwsbrief »  

 
 
Reacties
 
Kos  |   | 
29-07-2013
 | 
08:51 uur
Geachte,
ik wil hier graag op reageren.
in een gesprek met de belastingdienst heeft deze mij duidelijk gemaakt dat de ''black box'' die de ritten registreert een prima hulpmiddel is maar niet voldoende. deze black box geeft immers niet de huisnummers van de bezochte adressen weer en derhalve moet ik dus nog alle adressen noteren waar ik geweest ben inclusief het huisnummer.

ik mocht enkel de gegevens van de black box niet gebruiken omdat dat niet voldoende zou zijn. ik vond dit al een beetje vergezocht.

er wordt alles aan gedaan het zo onvriendelijk mogelijk te maken om kilometers te registreren en bijtelling te ontlopen.

mvg

Rien
Bianca  |   | 
29-07-2013
 | 
12:23 uur
Beste Rien,

Het is correct dat enkel de rit rapportages die uit de unit (blackbox) komen niet voldoende zijn voor een sluitende rittenregistratie, de Belastingdienst kan altijd om onderliggende bescheiden (agenda's/werkbonnen etc). vragen.

Als we kijken naar huisnummers, de Belastingdienst vraagt om een vertrek- en aankomst adres per rit, bouwbedrijven en waterschappen werken op locaties waar (nog) geen huisnummers zijn. Het is volledig afhankelijk welke adviseur je spreekt of het huisnummer als verplichting wordt gezien.

Bij Ctrack worden de huisnummers per adres in de ritrapportage weergegeven, mits beschikbaar in het kaartmateriaal. Het is namelijk afhankelijk met welk kaartmateriaal uw leverancier werkt of deze op de rapportages komen te staan of er naartoe geëxporteerd worden.

Mocht u nog vragen hebben, op onze website vindt u ons Kenniscentrum met antwoorden op vragen aangaande een sluitende rittenregistratie.

Mvrgr, Bianca (Ctrack)
Ria Boll  |   | 
5-10-2014
 | 
23:24 uur
Geachte: Ik bezorg sinds kort voor en bedrijf pakjes in een soort pakket dienst. nu krijg ik maar 19 cent p.km. hoe zie ik dit nu? dit zijn mi. zakelijke km. is daar een bel. aftrek voor en brandstof gebruik ? of moet ik zzp er worden om die BTW terug gave te kunnen krijgen?
Bianca  |   | 
6-10-2014
 | 
12:32 uur
Beste Ria,

Met deze vraag kan je beter naar de KvK of de Belastingdienst. Wij zijn leverancier van ritregistratiesystemen, van vergoedingen van zakelijke kilometers hebben wij geen know-how.
Wel kunnen wij je helpen aan een automatische rittenregistratie. Kijk voor meer info op onze website.

Succes!
Bianca (Ctrack)
Fran  |   | 
3-07-2017
 | 
18:20 uur
Ik krijg een functie gerelateetde auto. Ik mag hiermee geen prive ritten rijden. Maar ik heb een lat relatie. Beide adressen bevinden zich in mijn werkregio echter liggen 140 km uit elkaar. Wat is hiernij mogelijk?

 

Reageren

Naam:
Emailadres:
URL: (niet verplicht) http:// 
 
Reactie/Opmerking:
Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
 
Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de
code te wijzigen.
 
ADVERTORIAL
Loopt het contract van een van u zwangere medewerkers binnenkort af maar wilt u haar het liefst in dienst houden? Bespreek samen jullie plannen om een goede samenwerking te behouden voor na de zwangerschap.
Bescherm uw data - infographic over informatiebeveiliging
Meer dan 100 checklists
Word Brisk-abonnee en krijg gratis toegang tot meer dan 100 checklists voor ondernemers
Managersonline.nl
Het internetmagazine voor directeuren en managers
BOEKENNIEUWS
De veranderingen in de markt gaan almaar sneller en dieper, onder invloed van voortschrijdende digitalisering, complexer klantgedrag, nieuwe toetreders in het concurrentieveld en veranderende businessmodellen. De traditionele manieren van werken schieten steeds vaker tekort. Wie in de toekomst bestaansrecht wil hebben, moet daarom fundamenteel anders gaan denken. En daarvoor valt enorm veel te leren van succesvolle startups.
Lees verderMeer boeken
BRISK-INDEX
Brisk-index: 242.10 -3.11 %
Stijgers Dalers
Nutreco 47  3.9 %
Ballast neda 0.31  3.3 %
Arcadis 19.32  2.9 %
TNT express 8.45  -9.5 %
Altice 8.08  -5.2 %
USG people 17.2  -1.5 %
Meer beurs