Vijf redenen om uw systemen te certificeren

Het wel of niet certificeren van een kwaliteitssysteem is een dilemma waar nogal wat organisaties mee worstelen. Zeker in deze tijd, waarin op alle fronten kritisch op de kosten wordt gelet.

In het algemeen zijn de motieven om te certificeren tweeledig: om tegemoet te komen aan een externe vraag, of vanuit een interne behoefte of drive. In de praktijk betreft het vaak een combinatie.
Eén ding is zeker: wie uitsluitend certificeert om punten te verdienen in aanbestedingen (een typisch extern motief), laat kansen liggen. Certificering is dan een relatief kostbaar middel om de begeerde opdracht in de wacht te slepen. Terwijl elke organisatie er zoveel méér profijt van kan hebben. Sandra Henke,
Directeur van Certiked, zette vijf redenen onder elkaar gezet waarom u serieus aan een certificering zou kunnen denken. 

1. Certificeren voorkomt bedrijfsblindheid
Bijna elke organisatie heeft tegenwoordig een kwaliteitssysteem. Het is over een periode van maanden of zelfs jaren ontwikkeld en ingevoerd. Dan kan het een eigen leven gaan leiden. Niets is beter om bedrijfsblindheid te voorkomen dan regelmatig blootgesteld te worden aan de objectieve mening van een buitenstaander. Deze kan soms ook het laatste zetje geven, om zaken daadwerkelijk ingevoerd te krijgen. Vreemde ogen zien niet alleen meer, ze dwingen ook! Een externe audit zorgt niet alleen voor meer positieve drang, maar ook voor extra betrokkenheid van alle medewerkers bij uw kwaliteitssysteem. Tijdens een onderzoek wordt met een aantal van hen gesproken over hun werk. Gekeken wordt welke relatie zij hebben met het kwaliteitssysteem. Er ontstaat een vruchtbare dialoog met de auditor over eventuele risico’s en mogelijke verbeteringen. 

2. Certificering geeft erkenning: de mijlpaalfunctie
Iedereen die ooit betrokken is geweest bij het invoeren van een kwaliteitssysteem, weet dat dit een intensief proces is. Het management moet er volledig achter staan. Medewerkers moeten zich erbij betrokken voelen. Besluiten moeten worden genomen over de ‘blauwdruk’ van de organisatie. Veel nieuwe processen doen hun intrede, zoals interne audits, de management review en het beheer van documenten. Vaak wordt een projectorganisatie opgezet om dit allemaal te realiseren. De vraag is echter: wanneer is het project klaar? Wanneer mag de vlag uit? Dan is het behalen van het ISO-certificaat voor alle betrokkenen (management en medewerkers) een belangrijke mijlpaal. Het is de objectieve bekroning van en erkenning voor alle inspanningen. 

3. Certificering jaagt een continu proces aan
Het behalen van de certificering betekent niet dat een organisatie op de lauweren kan rusten. Of zelfs dat u 'klaar' bent voor de komende drie jaar. Het certificaat behoudt alleen zijn geldigheid als er periodiek –meestal jaarlijks- een controle wordt uitgevoerd of uw organisatie nog steeds aan de eisen voldoet. Deze controleonderzoeken houden zowel het management als de medewerkers scherp.
U blijft continu aandacht besteden aan uw kwaliteitssysteem, waarbij de periodieke onderzoeken fungeren als noodzakelijke stok achter de deur. Er wordt van u verwacht dat u opvolging geeft aan de bevindingen van de certificeerder, en dat uw organisatie zichzelf continu verbetert. Een goede certificeerder biedt daarbij een belangrijke meerwaarde. U krijgt regelmatig onmisbare feedback op de inrichting en het functioneren van uw kwaliteitssysteem, om het optimaal geschikt te houden voor uw organisatie. Dat voorkomt ook het ontstaan van papieren tijgers! 

4. Een certificeringsaudit heeft advieswaarde
Een goede certificeerder laat u aan het eind van de dag niet vertwijfeld achter met een stapel bevindingen en het gevoel dat u zelf maar moet bedenken hoe u ze oplost. Tijdens een onderzoek bent u met de auditor in gesprek over uw organisatie, over uw beleid en doelstellingen, de processen, over het lerend vermogen en over risico’s. Dan heeft u het logischerwijs ook over welke verbeteringen u daarin kunt aanbrengen. De auditor kan daarbij aangeven hoe andere organisaties met soortgelijke onderwerpen omgaan. Op die manier profiteert u van een schat aan praktijkervaring. Uiteraard schrijft de auditor geen oplossingen voor. Die kiest u zelf. Maar dan wel met behulp van al die externe kennis en ervaring. Dat geeft nu juist zoveel toegevoegde waarde aan externe toetsing. 

5. Certificering geeft vertrouwen
Wellicht heeft u geen klanten die vragen om een ISO-certificaat. Dan nog zal het hen een goed gevoel geven dat u het certificaat behaalt. Het geeft immers aan dat u intern uw organisatie op orde heeft! En dat leidt tot vertrouwen in uw organisatie. Een minpunt is er ook. Als u gecertificeerd bent, wordt u drie keer zo hard de oren gewassen als u een keer iets niet goed doet. Tegelijkertijd weten klanten dat u, dankzij uw gecertificeerde status, er juist alles aan zult doen om de oorzaak van het probleem te achterhalen. En dat u structurele maatregelen treft om herhaling te voorkomen!